Die Projektplanung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagements. Es geht zum einen darum, die Ziele zu definieren und zum anderen um die detaillierte Erstellung eines Plans, in dem alle verschiedenen Schritte genauestens aufgeführt werden. Das klingt nicht nur kompliziert, sondern kann gerade bei größeren Projekten eine Herausforderung darstellen. Daher ist die richtige Herangehensweise das A und O. Wie es trotz aller Hürden mit der Projektplanung klappt, zeigen wir in diesem Artikel.
Alle Stakeholder sollten frühestmöglich in den Planungsprozess eingebunden werden
Bei der Projektplanung sollten möglichst alle relevanten Stakeholder in den Prozess einbezogen werden. Stakeholder sind im Grunde nichts anderes als all die Personen, die in irgendeiner Weise mit dem jeweiligen Projekt involviert sind. Das können beispielsweise Investoren, Mitarbeiter oder Partner sein. Sie alle haben Interesse an dem Projekt, weswegen es sinnvoll ist, deren Akzeptanz einzuholen. Ganz zu schweigen davon, dass eine Involvierung aller beteiligten Parteien in den Planungsprozess eine umfassende Perspektive ermöglicht.
Klare Ziele sind die Basis jeder Projektplanung
Unabhängig von der Art des Projekts ist eine klare Zielsetzung eine absolute Grundvoraussetzung. Wir würden sogar so weit gehen zu sagen, dass die restliche Projektplanung ohne eine klare Definition der Ziele obsolet ist. Sollten die Ziele unklar sein, wissen weder Mitarbeiter noch andere Parteien, wie sie das Projekt am besten angehen sollen. Das kann zu Kommunikationsproblemen und vergleichbaren Unsicherheiten führen. Ein Brainstorming mit allen Stakeholdern ist ein guter Ansatz, um die wichtigsten Ziele zu identifizieren. Neben der Definition der Ziele geht es übrigens auch um deren Priorisierung.
Ein Zeitstrahl hilft bei der Visualisierung von Prioritäten und Zeitrahmen
Im Geschäftsumfeld gibt es die unterschiedlichsten Hilfsmittel, um bestimmte Prozesse zu unterstützen. Bei der Projektplanung ist der Zeitstrahl eine der effektivsten. An sich ist ein Zeitstrahl nichts anderes als eine Strukturierung von Informationen. So werden beispielsweise Abhängigkeiten, Prioritäten und zeitliche Ziele grafisch dargestellt. Das wiederum erleichtert sowohl die Planung als auch die Zusammenarbeit. Grundsätzlich kann jeder mit wenigen Klicks einen Zeitstrahl erstellen. Es gibt schließlich Tools, die online verfügbar sind und extra für diesen Zweck entwickelt wurden.
Nur mit Risikomanagement ist man für unvorhersehbare Ereignisse gerüstet
Sobald es um wirtschaftliche Fragen geht, sollte uns bewusst sein, dass sich der Ausgang nie mit hundertprozentiger Gewissheit voraussagen lässt. Es kann zu unvorhersehbaren Ereignissen kommen, die uns vor neue Herausforderungen stellen. Damit wir diese möglichen Herausforderungen meistern und das Projekt nicht daran zugrunde geht, ist Risikomanagement sinnvoll. Beim Risikomanagement werden potenzielle Risiken identifiziert. Dabei geht es auch darum, Strategien zur Bewältigung oder Minimierung auszuarbeiten.
Ressourcenplanung ist unabdingbar für eine erfolgreiche Umsetzung
Bei jedem Projekt ist eine sorgfältige Planung von Ressourcen erforderlich. Dabei geht es unter anderem um Ausrüstung, Mitarbeiter und Technologien. Die Ressourcen sollten ausreichen, um das Projekt erfolgreich zu bewältigen, ohne dabei zu viel Energie oder Zeit zu verschwenden. An dieser Stelle gilt es selbstverständlich auch das Thema Finanzen zu nennen. Das verfügbare Budget ist nun mal eine der mit Abstand wichtigsten Ressourcen. Sollte es plötzlich an finanziellen Mitteln für die Umsetzung fehlen, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.