In vielen Unternehmen ist die Zahl der eingesetzten Softwarelösungen in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen. Neben zentralen ERP- und CRM-Systemen kommen spezialisierte Cloud-Dienste, Kollaborationstools, Marketinganwendungen und zunehmend KI-Lösungen zum Einsatz. Was ursprünglich einzelne Prozesse verbessern sollte, entwickelt sich dadurch häufig zu einem schwer steuerbaren Software-Wildwuchs. Mit Blick auf das Jahr 2027 sollten Unternehmen deshalb ihr Tool-Portfolio überprüfen und gezielt konsolidieren.
Neue Software lässt sich heute oftmals innerhalb weniger Minuten buchen. Fachabteilungen führen Anwendungen teilweise eigenständig ein, während bestehende Lösungen weiterlaufen. Dadurch entstehen doppelte Funktionen, ungenutzte Lizenzen, Medienbrüche und zusätzliche Schnittstellen. Gleichzeitig fehlt häufig eine zentrale Übersicht darüber, welche Systeme tatsächlich eingesetzt werden, welche Daten sie verarbeiten und wer im Unternehmen für sie verantwortlich ist.
Software-Wildwuchs verursacht mehr als zusätzliche Lizenzkosten
Ein unübersichtliches Tool-Portfolio wirkt sich auf mehrere Unternehmensbereiche aus. Neben unnötigen Abonnement- und Lizenzkosten steigen die Aufwände für Administration, Support, Datenschutz und IT-Sicherheit. Werden Informationen in verschiedenen Anwendungen gepflegt, entstehen zudem doppelte Datenbestände und unterschiedliche Datenstände.
Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wird erschwert. Während beispielsweise Vertrieb, Marketing und Kundenservice mit unterschiedlichen Kundendaten arbeiten, können Produktinformationen, Dokumente oder digitale Medien ebenfalls auf mehrere Systeme verteilt sein. Beschäftigte müssen zwischen Anwendungen wechseln oder Informationen manuell übertragen.
Besonders relevant wird das Thema durch die schnelle Verbreitung generativer KI. Werden KI-Tools ohne einheitliche Freigabe- und Bewertungsprozesse eingesetzt, können zusätzliche Risiken für Datenschutz, Informationssicherheit und den Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten entstehen. Eine strukturierte KI-Softwareauswahl sollte deshalb Teil der übergeordneten Softwarestrategie sein.
Fünf Schritte zu einem konsolidierten Tool-Portfolio
pörtner consulting empfiehlt Unternehmen, die Konsolidierung ihrer Softwarelandschaft in fünf Schritten vorzubereiten:
- Softwarebestand vollständig erfassen: Sämtliche Anwendungen, Cloud-Dienste, Fachlösungen, Lizenzen, Kosten und Vertragslaufzeiten werden dokumentiert.
- Nutzung und geschäftlichen Mehrwert bewerten: Unternehmen analysieren, welche Funktionen tatsächlich verwendet werden und welche Systeme für zentrale Geschäftsprozesse unverzichtbar sind.
- Überschneidungen identifizieren: Anwendungen mit ähnlichen Funktionen werden miteinander verglichen. Dabei sollten auch Schnittstellen, Datenbestände und bestehende Abhängigkeiten berücksichtigt werden.
- Zielarchitektur und Verantwortlichkeiten definieren: Für jede relevante Funktion wird festgelegt, welches System künftig führend sein soll und wer für Betrieb, Budget und Weiterentwicklung verantwortlich ist.
- Konsolidierungs-Roadmap umsetzen: Verträge werden gebündelt oder beendet, Daten kontrolliert migriert und nicht mehr benötigte Anwendungen schrittweise stillgelegt.
Ein strukturierter Software-Check schafft dafür die notwendige Transparenz. Dabei werden eingesetzte Softwarelösungen und Cloud-Services erfasst, nach ihrem Nutzungsgrad bewertet und mögliche Einspar- sowie Konsolidierungspotenziale abgeleitet.
Konsolidierung als Ausgangspunkt für die Softwarestrategie 2027
Die Bestandsaufnahme sollte nicht allein als Sparmaßnahme verstanden werden. Sie bildet zugleich die Grundlage für künftige Investitionsentscheidungen. Erst wenn Unternehmen ihre bestehende Systemlandschaft kennen, können sie beurteilen, an welchen Stellen neue Plattformen benötigt werden und welche Anforderungen diese erfüllen müssen.
Das betrifft insbesondere zentrale Systeme wie ERP, CRM, CMS, PIM, DAM, DMS und ITSM. Werden diese Lösungen isoliert ausgewählt, drohen neue Datensilos und redundante Funktionen. Eine übergreifende Betrachtung sorgt hingegen dafür, dass Prozesse, Daten und Schnittstellen von Beginn an berücksichtigt werden.
pörtner consulting unterstützt Unternehmen herstellerneutral bei der Analyse bestehender Softwarelandschaften, der Entwicklung einer Zielarchitektur sowie bei Softwareauswahl, Evaluierung und Einführung. Ergänzend begleitet das Beratungsunternehmen die Softwarebeschaffung und den Softwareeinkauf.